Tiết lộ 5 lợi ích của mô hình kanban – Chìa khóa thành công doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp nhỏ nhưng tôi đã từng bế tắc trong khâu quản lí nhân sự và công việc chồng chéo, hiệu quả năng suất thấp, lãng phí quá nhiều thời gian, sản xuất hàng hóa cái thiếu, cái dư. Nó làm cho tôi cảm thấy bế tắt, rối bời. Từ đây tôi cũng đã tham khảo rất nhiều phương pháp điều hành quản lí nhưng vẫn không khá hơn là bao. Cho đến một hôm, tôi được một người bạn giới thiệu quản lí công việc theo mô hình kanban. Tuyệt vời hơn những gì tôi mong muốn. Một giải pháp đáp ứng tối ưu điều bạn đang mong muốn. Nó đang được các nhà lãnh đạo doanh nghiệp lớn áp dụng rộng rãi và quen thuộc.

Mô hình kanban là phương pháp nhằm tối đa hóa hiệu suất làm việc,được sử dụng từ năm 1958 do ông M.OHNO tại TOYOTA Motor Company nhằm cải tiến quá trình sản xuất, thay vì sản xuất hàng hóa số lượng lớn rồi đẩy ra và chào bán trên thị trường thì áp dụng phương pháp sản xuất số lượng hàng hóa đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng. Phương pháp này được ngầm hiểu cho hệ thống kéo trong chuỗi cung ứng.

Quản lí công việc theo mô hình kanban

Hình ảnh Kanban tại nhà máy TOYOTA ở Nhật

5 lợi ích chính của mô hình kanban

1. Giúp mọi người cùng ở trên cùng mặt phẳng kết nối Mô hình kanban

Ý tưởng cơ bản của Mô hình kanban là hình dung mọi phần việc  trên một cái bảng. Bằng cách này, bảng Kanban biến thành một trung tâm thông tin. Tất cả các nhiệm vụ đều có thể nhìn thấy và chúng không bao giờ bị mất, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mỗi thành viên trong nhóm có thể có một bản cập nhật nhanh về trạng thái của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.

Mô hình kanban đem đến những lợi ích bất ngờ cho doanh nghiệp

2. Mô hình kanban tiết lộ vướng mắc tròn quy trình làm việc

Khi bạn xây dựng Mô hình kanban và bạn lấp đầy nó với các thẻ, bạn sẽ thấy rằng một số cột sẽ bị quá tải với các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật các tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn và giải quyết chúng đúng cách. Ví dụ, bạn có thể hiểu được các nhiệm vụ lớn như thế nào để nhóm của bạn có thể di chuyển  chúng về lên trước một cách kịp thời.

3. Mô hình kanban mang đến sự linh hoạt

Nếu bạn xem qua các nguyên tắc mô hình Kanban cơ bản, bạn sẽ dễ dàng hiểu rằng nó có thể được sử dụng bởi bất kỳ nhóm nào trong tổ chức của bạn từ tiếp thị đến nhân sự. Lý do chính là Kanban tôn trọng tình trạng hiện tại của tổ chức của bạn và nó không yêu cầu những thay đổi mang tính cách mạng. Ngược lại, nó gợi ý rằng bạn nên theo đuổi sự thay đổi tiến hóa, tiến hóa và cố gắng cải thiện liên tục.

4. Mô hình kanban giúp tự động hóa vận hành doanh nghiệp

Kanban được tạo ra để đáp ứng nhu cầu tư động hóa vận hành doanh nghiệp, thay vì đẩy hàng hóa ra thị trường. Ngày nay, trong các công việc của giới cổ cồn trắng, Kanban giúp chúng ta dễ dàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Nó cho phép các đội thay đổi các ưu tiên, tổ chức lại hoặc chuyển trọng tâm thực sự nhanh chóng.

5. Mô hình kanban giúp bạn tâp trung hoàn thành công việc để tăng cường hợp tác và sản xuất

Một trong những lợi thế chính của Mô hình kanban là nó yêu cầu các đội tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại của họ cho đến khi hoàn thành. Điều này có thể nhờ vào khái niệm giới hạn  công việc đang xử lý. Giới hạn WIP thúc đẩy các nhóm cộng tác để hoàn thành các mục công việc nhanh hơn, mặt khác giúp loại bỏ các phiền nhiễu như chuyển ngữ cảnh và đa nhiệm. Và cuối ngày, điều này có tác động tích cực đến năng suất của đội.

6. Mô hình kanban – Vận dụng hiệu quả mô hình kanban trong quản lý công việc

Công việc của bạn sẽ được đặt trên 3 cột: To do( kế hoạch), Doing (đang thực hiện) và Done (đã hoàn thành). Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch công việc trong ngày/tuần và đặt trên trạng thái To do. Điều này sẽ giúp bạn có được trình tự và thực hiện công việc bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là cách hay. Trong các công việc cần làm bạn nên sắp xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn.

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing và ghi thời gian lên trên từng công việc. Tránh để các công việc chồng chéo lên nhau sẽ gây mất tập trung và không biết nên làm gì ưu tiên.

Khi làm xong việc gì thì chuyển sang cột Done, lưu ngày hoàn thành trên từng công việc để phục vụ công tác báo cáo và đánh giá về sau. Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa

Quản lí công việc theo mô hình kanban

Mô hình kanban gúp bạn đánh giá lại hiệu suất công việc sau mỗi cuối tuần hay cuối tháng dễ dàng để biết mình đã hoàn thành được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, đúng tiến độ, bao nhiêu việc quá hạn… và so sánh với thời kỳ trước đó. Từ đây, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc công ty mình và có những cải thiện kịp thời. Không chỉ trong công việc, áp dụng mô hình Kanban hợp lý sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, giúp cuộc sống bản thân giảm bớt sự mệt mỏi, stress.

Chỉ cần bạn áp dụng được cách quản lý công việc theo mô hình kanban đơn giản như thế này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc sắp xếp và giám sát công việc. Qua đó, nhà quản lý sẽ biết phân bổ nguồn lực một cách tối ưu hơn.

 

 

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *